Gestion et usage des départements

Certaines organisations sont constituées d'une hiérarchie de département complexe. Deux cas d'usages fréquent se présentent dans ces organisations :

• Il faudrait un espace de partage commun à l'organisation. L'organisation du dossier doit respecter la hiérarchie du département. Des dossiers ou espaces séparés seront assignés à chaque départements.
• L'espace de partage devrait être détenu et géré par l'organisation, non pas par des employés individuels afin que le propriétaire du dossier n'ait pas à être modifier si l'employé qui l'organisme.

La fonctionnalité "Départements" est faite pour répondre aux deux cas d'usages ci-dessus. Nous introduirons cette fonctionnalité sous 3 différentes perspectives :

• Administrateur système
• Administrateur de département
• Membre de département

Administrateur système

L'administrateur système peut :

• Gestion de la hiérarchie d'un département et de ces membres
• Assignation de quota d'espace pour les départements
• Création et gestion des librairies partagées dans les départements

Gestion de la hiérarchie d'un département et de ces membres

L'administrateur système peut définir la hiérarchie du département de deux manières : import manuel ou import depuis un Active Directory.

L'administrateur système peut créer autant de département au sommet de la hiérarchie qu'il le souhaite et autant de niveaux de sous-départements qu'il le souhaite dans chaque département principale. Chaque niveau de département peut être peuplés par des membres. L'administrateur système peut définir le rôle de chaque membre comme 'membre' ou 'admin'. Nous introduirons comment l'administrateur d'un département peut le gérer plus tard.

L'administrateur système peut aussi importer la hiérarchie depuis une OU (Organizational Units) depuis l'AD. Chaque OU sera importé en tant que département et toutes les sous-OU seront importés en tant que sous-département. Les librairies de département peuvent être créé automatiquement durant le processus d'import.

L'administrateur système peut aussi supprimer le département après avoir supprimé tout les sous départements et toutes les librairies

Assignation de quota d'espace pour les départements

Les librairies créées au sein d'un département sont détenus par le département lui-même et non par un utilisateur. Ainsi, l'administrateur système peut définir un quota par département. La taille total de toutes les librairies du département ne peut excéder la taille du quota.Attention, le quota d'un sous-département ne dépend pas du quota du département parent.

Création et gestion des librairies partagées dans les départements

Les librairies de départements peuvent être créées par l'administrateur système ou l'administrateur du département. Il existe aussi une option permettant d'autoriser ou non les utilisateurs à partager des librairies avec un département.

Toute les opérations ci-dessus peuvent être réalisé depuis l'interface d'administration système. Voir ci-dessous les capture d'écran pour plus de détails.

Administrateur de département

Comme décrit ci-dessus, l'administrateur de département est un rôle particulier attribué par l'administrateur système à certains membres du département. Les administrateurs de département peuvent effectuer les opérations suivantes dans un département après s'être authentifié.

• Accès aux librairies du département
• Gestion des membres dans son département
• Gestion des librairies dans son département

Si un utilisateur est administrateur de son département, il peut ajouter ou supprimer des membres du département. Tout utilisateur enregistré dans le système peut être ajouter comme membre du département. Cependant, si le département est importé depuis un AD, les changements effectué manuellement seront écrasés à la prochaine synchronisation de l'AD.

L'administrateur du département peut gérer les librairies de son département. Les opérations supportées sont les suivantes :

• Création ou suppression d'une librairie
• Renommer une librairie
• Partage d'une librairie avec des utilisateurs ou groupes extérieur au département. Ceci est très utile pour la collaboration entre différents départements.
• Définition de permissions fines d'accès aux dossiers dans les librairies pour des utilisateurs de sous-département fonctionne comme fonctionnalité de permission de dossier .

Membre de département

Un membre de département peut utiliser un département exactement comme un groupe. Chaque département est présenté à ces membres comme un groupe. Un utilisateur peut accéder aux librairies des départements dont il est membre mais aussi aux librairies des département parents de son département. Par exemple, si John est dans le sous-département "EMEA" du département "Sales", et que "Sales" est un sous-département de la compagnie "ACME", John peut accéder aux groupes "EMEA", "Sales" et "ACME". Les groupes de département sont marqué par un icône "d'immeuble" à côté de son nom.